Algemene Voorwaarden
Dit zijn de algemene voorwaarden van PractAIce B.V. (hierna: “PractAIce”).
1. Definities
Begrippen die in deze algemene voorwaarden met een hoofdletter zijn aangeduid en in de Hoofdovereenkomst zijn gedefinieerd, hebben dezelfde betekenis als in de Hoofdovereenkomst.
2. Toepasselijkheid en geldigheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn op iedere door PractAIce aanvaarde opdracht/ Overeenkomst van toepassing, inclusief op eventuele vervolgopdrachten/ Overeenkomsten en nieuwe opdrachten/ Overeenkomsten en op andere door PractAIce verleende Diensten aan Klant.
2.2 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden dan wel afwijkingen en/of aanvullingen van een opdracht/ Overeenkomst zijn slechts geldig als ze uitdrukkelijk en schriftelijk tussen PractAIce en Klant zijn overeengekomen.
2.3 PractAIce behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden eenzijdig op elk moment te wijzigen. De meest recente versie van de algemene voorwaarden staat altijd op de website van PractAIce. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk door PractAIce zijn bevestigd.
2.4 Indien één of meer bepalingen in deze algemene voorwaarden ongeldig, in strijd met de wet of onafdwingbaar zijn, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in goed overleg onderhandelen over een nieuwe bepaling, ter vervanging van de ongeldige of niet afdwingbare bepaling, die zo veel mogelijk de strekking van de ongeldige of onafdwingbare bepaling volgt.
2.5 Van deze algemene voorwaarden bestaat een Nederlandse en Engelse versie. In het geval van strijdigheid tussen de Nederlandse versie en de Engelse versie, geldt de Nederlandse versie.
3. Offertes en aanbiedingen
3.1 Klant dient accurate en actuele informatie te verstrekken bij het aangaan van de Overeenkomst en gedurende de looptijd daarvan. Wijzigingen in relevante gegevens dienen tijdig aan PractAIce te worden doorgegeven.
3.2 Alle aanbiedingen en offertes van PractAIce zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de offerte. Een offerte geldt uitsluitend voor de specifieke opdracht vermeld in de offerte en niet voor eventuele toekomstige opdrachten. PractAIce mag uitgaan van de juistheid van de door de Klant verstrekte gegevens en zal de offerte op basis van deze informatie opstellen.
3.3 PractAIce behoudt zich het recht voor om eventuele typefouten, rekenfouten of andere fouten in haar offertes te corrigeren. Wanneer dergelijke fouten leiden tot incorrecte prijsvermeldingen of andere essentiële informatie die van invloed kan zijn op de aanvaarding door Klant, zal PractAIce Klant uitdrukkelijk informeren over de correctie.
4. Betalingsvoorwaarden
4.1 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, worden de Vergoedingen voor de Diensten gefactureerd overeenkomstig de in de Overeenkomst overeengekomen prijs-, gebruiks- en facturatieafspraken. Klant zal facturen binnen dertig (30) dagen na factuurdatum voldoen.
4.2 Wanneer facturen niet of niet tijdig worden betaald heeft PractAIce het recht om haar verplichtingen op te schorten of te beëindigen. Dit laat de verplichting van de Klant om de (openstaande) facturen tijdig en volledig te voldoen onverlet.
5. Verplichtingen van Partijen
5.1 PractAIce streeft ernaar de AI-gestuurde rollenspellen en daaraan gerelateerde Diensten met professionaliteit en zorgvuldigheid te leveren, zonder enige garantie te bieden ten aanzien van de nauwkeurigheid, volledigheid of beschikbaarheid.
5.2 Het recht om de door PractAIce aangeboden AI-gestuurde rollenspellen en daaraan gerelateerde Diensten te gebruiken is exclusief voorbehouden aan de Gebruiker voor persoonlijke of zakelijke doeleinden, strikt in lijn met de afspraken gemaakt in de Overeenkomst en Gebruiksvoorwaarden.
5.3 PractAIce verleent uitsluitend een niet-exclusief en niet-overdraagbaar Gebruiksrecht aan Klant om de Diensten te gebruiken conform de uitdrukkelijk in de Overeenkomst overeengekomen voorwaarden en doeleinden, binnen de beperkingen van deze algemene voorwaarden en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
5.4 PractAIce staat er niet voor in dat de AI-gestuurde rollenspellen en Diensten geschikt zijn voor het feitelijke en/of voor de Klant beoogde gebruik, tenzij de gebruiksdoeleinden in de Overeenkomst duidelijk en zonder voorbehoud zijn gespecificeerd.
5.5 PractAIce is bevoegd om bij de uitvoering van de Overeenkomst derden in te schakelen. Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van PractAIce, staat het Klant niet vrij om derden gebruik te laten maken van de Diensten. Onder derden worden uitdrukkelijk niet de Gebruikers verstaan die onder de reikwijdte van de Overeenkomst vallen.
5.6 PractAIce behoudt zich het recht voor om het Gebruiksrecht van Klant en/of diens Gebruikers op elk moment zonder voorafgaande nadere kennisgeving te beëindigen of andere passende maatregelen te nemen, indien er een vermoeden bestaat dat de Diensten worden gebruikt op een wijze die in strijd is met de Overeenkomst, Gebruiksvoorwaarden of wet- of regelgeving.
5.7 Klant vrijwaart PractAIce tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de Diensten door Gebruikers op een wijze die in strijd is met de Overeenkomst of Gebruiksvoorwaarden, inclusief, maar niet beperkt tot, aanspraken die voortvloeien uit of verband houden met de verspreiding van ongepaste inhoud, inbreuk op intellectuele eigendomsrechten, of andere overtredingen van de geldende wet- en regelgeving.
5.8 Elke Partij zal de andere Partij redelijkerwijs assisteren bij het nakomen van haar wettelijke verplichtingen, met inbegrip van het beantwoorden van vragen van toezichthouders of andere overheidsinstanties.
5.9 Indien Klant de Diensten gebruikt als onderdeel van trainingsdiensten die Klant aan zijn eigen klanten of deelnemers verleent, is de Klant niet verantwoordelijk voor eventueel gebreken, fouten, onbeschikbaarheid of andere tekortkomingen van het Platform of de Diensten, behalve voor zover deze zijn veroorzaakt door eigen handelen of nalaten van Klant. PractAIce blijft overeenkomstig de Overeenkomst voor het Platform en de diensten. De Klant is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn klanten of deelnemers en voor de inhoud en gegevens die door of namens hen in het platform worden ingevoerd.
6. Fair use
6.1 Klant zal het Platform en daarop beschikbaar gestelde Diensten niet gebruiken op een wijze die ertoe leidt dat PractAIce enige op hem toepasselijke wet- en regelgeving, met inbegrip van – doch niet uitsluitend – de AI-verordening overtreedt.
6.2 Klant maakt uitsluitend gebruik van het Platform op een wijze die redelijk is en in overeenstemming met het beoogde, normale gebruik van de Diensten.
6.3 Het is niet toegestaan het Platform te gebruiken op een manier die (i) de werking of beveiliging van het Platform verstoort, (ii) onevenredig veel systeemcapaciteit vergt, of (iii) andere gebruikers hindert.
6.4 Onder ongeoorloofd gebruik wordt in ieder geval verstaan:
a. geautomatiseerde, bulk- of scriptverzoeken die de infrastructuur bovenmatig belasten;
b. het omzeilen of proberen te omzeilen van technische beveiligingen, limieten of toegangscontroles;
c. het opslaan, verwerken of versturen van data in hoeveelheden die niet passen binnen normaal gebruik;
d. het gebruik van het Platform voor activiteiten die in strijd zijn met de Gebruiksvoorwaarden, toepasselijke wet- en regelgeving of rechten van derden.
6.5 Indien het gebruik naar het oordeel van PractAIce buiten redelijk gebruik valt, is PractAIce gerechtigd om (i) het gebruik te beperken, (ii) aanvullende voorwaarden of tarieven te stellen, of (iii) de toegang tot het Platform tijdelijk of permanent te blokkeren.
6.6 PractAIce informeert Klant waar mogelijk vooraf over een voorgenomen maatregel, tenzij onmiddellijke actie noodzakelijk is om schade, misbruik of verstoring te voorkomen.
7. Onderhoud en beschikbaarheid
7.1. PractAIce streeft ernaar om de Diensten gedurende de looptijd van de Overeenkomst voortdurend operationeel en beschikbaar te houden. Wanneer de Diensten desondanks, om welke reden dan ook, (tijdelijk) niet of niet volledig beschikbaar zijn, spant PractAIce zich er naar beste kunnen voor in om de Diensten zo snel mogelijk weer beschikbaar te stellen.
7.2. PractAIce kan wijzigingen in de inhoud van de Diensten aanbrengen. Indien dergelijke wijzigingen substantieel van aard zijn en PractAIce in redelijkheid kan verwachten dat dit een wezenlijke verandering van de bij Klant geldende procedures of het overeengekomen gebruik van de Diensten tot gevolg zal hebben, zal PractAIce Klant hierover vooraf informeren. In dat geval is Klant gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen tegen de datum waarop de betreffende wijziging ingaat. Voor zover Klant reeds Vergoedingen heeft vooruitbetaald die betrekking hebben op nog niet geleverde of nog niet verbruikte Diensten, zullen deze worden terugbetaald of verrekend. Het voorgaande geldt niet indien de wijziging noodzakelijk is als gevolg van wijzigingen in toepasselijke wet- en regelgeving of andere door bevoegde instanties voorgeschreven voorschriften, die in redelijkheid niet door PractAIce konden worden voorzien op het moment dat de Overeenkomst werd gesloten.
7.3. PractAIce kan de Diensten tijdelijk, geheel of gedeeltelijk, buiten gebruik stellen wegens onderhoudswerkzaamheden. Dit kan inhouden dat Gebruikers tijdelijk geen gebruik kunnen maken van (bepaalde functies) van de Diensten. PractAIce is niet aansprakelijk voor schade of verlies dat voortvloeit uit de tijdelijke onbeschikbaarheid van de Diensten tijdens onderhoud of updates.
7.4. PractAIce zal zich inspannen om Klant tijdig te informeren over de oorzaak van de onbeschikbaarheid van de Diensten en de verwachte tijdsduur daarvan. PractAIce zal de onbeschikbaarheid niet langer laten duren dan noodzakelijk is voor het betreffende onderhoud of updates en zo veel mogelijk op momenten laten plaatsvinden waarop de Diensten doorgaans het minst intensief worden gebruikt.
7.5. PractAIce kan niet garanderen dat de AI-gestuurde rollenspellen en daaraan gerelateerde Diensten volledig vrij van fouten zullen zijn en zonder onderbrekingen functioneren.
7.6. In geval van Flex is Klant zelf verantworodelijk voor het bewaken van voldoende beschikbaar saldo Verbruikseenheden. Het als gevolg van een ontoereikend of nihil saldo Verbruikseenheden tijdelijk niet kunnen starten van verbruiksgebonden Diensten geldt niet als onbeschikbaarheid van het Platform of als een tekortkoming van PractAIce in de nakoming van de Overeenkomst.
8. Privacy en gegevensverwerking
8.1. De verantwoordelijkheid voor de gegevens die met gebruikmaking van de Diensten door PractAIce worden verwerkt, met inbegrip van maar niet beperkt tot persoonsgegevens, ligt bij de Klant of klanten van Klant. Klant staat er tegenover PractAIce voor in dat de inhoud, het gebruik, en/of de verwerking van gegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde (waaronder ook eventuele klanten van Klant worden verstaan).
8.2. Voor zover PractAIce als verwerker kwalificeert voor de persoonsgegevens die worden verwerkt met gebruikmaking van de Diensten, zullen Klant en PractAIce een verwerkersovereenkomst met elkaar
sluiten waarin de afspraken omtrent de verwerking en bescherming van persoonsgegevens worden vastgelegd.
8.3. PractAIce is niet verantwoordelijk voor enige schade die voortvloeit uit de verwerking van gegevens die door of namens Klant of diens Gebruikers zijn ingevoerd, opgeslagen, verzameld of anderszins verwerkt met behulp van de Diensten van PractAIce. Klant vrijwaart PractAIce tegen alle aanspraken van derden terzake.
9. Intellectuele eigendomsrechten
9.1. De rechten van intellectuele eigendom, waaronder begrepen maar niet beperkt tot auteursrechten, bedrijfsgeheimen, merken, domeinnamen en materialen die voortvloeien uit of verband houden met de AI-gestuurde rollenspellen en Diensten berusten uitsluitend bij PractAIce, haar licentiegevers of toeleveranciers. Klant en diens Gebruikers verkrijgen uitsluitend die Gebruiksrechten die bij de Overeenkomst en dwingendrechtelijk in de wet uitdrukkelijk zijn toegekend.
9.2. De Overeenkomst tussen Partijen leidt uitdrukkelijk niet tot enige vorm van overdracht van deze intellectuele eigendomsrechten aan Klant. Het is Klant verboden om rechten van intellectueel eigendom te (doen) laten registeren of vestigen op resultaten, documenten, informatie, ideeën die voortvloeien uit of verband houden met de Diensten van PractAIce.
9.3. Ongeautoriseerd gebruik van de AI-gestuurde rollenspellen of andere Diensten is uitdrukkelijk verboden en kan leiden tot beëindiging van de Overeenkomst, zonder dat PractAIce gehouden is tot vergoeding van enigerlei schade aan Klant of diens Gebruikers.
9.4. Klant zal de Diensten van PractAIce niet reverse-engineeren, decompileren, kopiëren, wijzigen, sublicentiëren, overdragen, verkopen of een andere manier beschikbaar stellen aan een derde, behalve indien en voor zover uitdrukkelijk toegestaan onder de Overeenkomst of zoals dwingendrechtelijk bij wet bepaald. Elk gebruik van de Diensten voor eigen commerciële doeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming van PractAIce is verboden.
9.5. Tenzij anders schriftelijk tussen Partijen overeengekomen, is het PractAIce toegestaan om de naam en het logo van de Klant te gebruiken voor marketingdoeleinden van PractAIce.
10. Overmacht
10.1 Geen van de Partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien hij daardoor is verhinderd als gevolg van overmacht. Onder overmacht aan de zijde van PractAIce wordt onder meer verstaan: natuurrampen, oorlog, terroristische activiteiten, elektriciteitsstoringen, storingen van internet of communicatienetwerken, (cyber)aanvallen, (cyber)vandalisme en overmacht van toeleveranciers van PractAIce.
10.2 Indien de periode van overmacht langer duurt dan 90 dagen, heeft elk der Partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen of te ontbinden. Hetgeen reeds op grond van de Overeenkomst is gepresteerd, wordt in dat geval naar rato afgerekend, zonder dat Partijen elkaar overigens iets verschuldigd zijn.
11 Aansprakelijkheid
11.1 De totale aansprakelijkheid van PractAIce jegens Klant voor schade, van welke aard en op welke rechtsgrond dan ook, is beperkt tot het bedrag dat voor de Diensten in verband waarmee de schade is ontstaan door Klant aan PractAIce is betaald gedurende de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis, met een maximum van EUR 10.000,00 (zegge: tienduizend euro).
11.2 Voor zover rechtens toegestaan wordt de aansprakelijkheid van PractAIce voor enige indirecte of gevolgschade van de (klanten van) Klant of Gebruikers in verband met de (uitvoering van de) Diensten uitgesloten, waaronder maar niet beperkt tot winstderving, geleden verlies, verminderde goodwill, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens of documenten of enige andere vorm van schade die voortvloeit uit de wijziging, opschorting of beëindiging van de Diensten.
11.3 PractAIce is niet aansprakelijk voor fouten en/of tekortkomingen van derden, waaronder in elk geval de aanbieder van het large language model wordt verstaan waar de AI-gestuurde rollenspellen op draaien.
11.4 Klant vrijwaart PractAIce voor eventuele aanspraken van Gebruikers en derden – waaronder uitdrukkelijk eventuele klanten van Klant worden verstaan –, die verband houden met het gebruik van de door PractAIce geleverde AI-gestuurde rollenspellen en Diensten.
11.5 Aansprakelijkheidsbeperkingen en -uitsluitingen gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de bedrijfsleiding van PractAIce.
12 Artificiële intelligentie
12.1 Het Platform verwerkt Inputdata die tijdens gesimuleerde gesprekken worden gegenereerd en produceert Outputdata bestaande uit gesimuleerde reacties en geautomatiseerde feedback die bedoeld zijn om de training en ontwikkeling van vaardigheden van Gebruikers te ondersteunen. Het Platform is bedoeld als aanvulling op, maar niet ter vervanging van, menselijke leer- en trainingsprocessen.
12.2 PractAIce zal redelijkerwijs te verwachten inspanningen leveren om de betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en consistentie van de Outputdata te waarborgen, zoals beschreven in de Documentatie en de Gebruiksvoorwaarden.
12.3 Outputdata worden automatisch gegenereerd en kunnen onnauwkeurigheden of subjectieve interpretaties bevatten. Outputdata zijn uitsluitend bedoeld voor trainings- en zelfontwikkelingsdoeleinden en mogen niet worden gebruikt als een objectieve beoordeling van de professionele prestaties van een individu.
12.4 Elke Partij zorgt voor een adequaat niveau van AI-geletterdheid bij het personeel dat het Platform bedient of er toezicht op houdt.
12.5 Klant zal de juridische implicaties van zijn specifieke gebruik van het Platform en de Diensten beoordelen en zo nodig passende (bestuurlijke) maatregelen implementeren. Klant zal naar eigen inzicht voldoen aan de op hem rustende verplichtingen met betrekking tot toezichtmechanismen op grond van de AI-verordening.
12.6 PractAIce verwerkt Inputdata uitsluitend met het oog op het leveren van de Diensten krachtens de Overeenkomst. PractAIce zal de Inputdata niet gebruiken voor modeltraining, productontwikkeling of enig ander doel zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Klant. Toestemming moet de reikwijdte, de duur en de toepasselijke waarborgen specificeren en kan te allen tijde door Klant worden ingetrokken.
12.7 Voor zover de Diensten gebruikmaken van AI-modellen of infrastructuur van derden, waaronder grote taalmodellen die via diensten van derden worden geleverd, vallen die componenten onder de voorwaarden en verklaringen van de betreffende derde partij.
12.8 Voor zover de verwerking van Inputdata persoonsgegevens omvat, zijn deze onderworpen aan het bepaalde in artikel 8. PractAIce zal passende technische en organisatorische (beveiligings)maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van Inputdata en Outputdata te waarborgen. Naast zijn verplichtingen uit hoofde van de verwerkersovereenkomst zal PractAIce Klant zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is op de hoogte stellen van elke geconstateerde systeemstoring, verkeerde classificatie of systeemfout die de werking van de Diensten wezenlijk beïnvloedt.
12.9 PractAIce zal waarborgen implementeren om vooringenomenheid in Outputdata te identificeren, te monitoren en te beperken. PractAIce houdt Documentatie bij waarin de algemene werking en beperkingen van het AI-systeem worden beschreven en stelt deze documentatie op schriftelijk verzoek binnen een redelijke termijn ter beschikking aan Klant
12.10 PractAIce mag Outputdata gebruiken voor interne trainingsdoeleinden. Er wordt echter geen Gebruiksrecht verleend om afgeleide modellen te creëren op basis van de modelwegingen van PractAIce, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
13 Audit en monitoring
13.1 Na schriftelijke kennisgeving, met inachtneming van een redelijke termijn, kan Klant of een door hem geselecteerde onafhankelijke beoordelaar de informatiebeveiligings- en privacybeleidsregels, -praktijken, -procedures, -toepassingen en -faciliteiten van PractAIce in verband met de Diensten controleren.
13.2 Klant mag dergelijke controles niet vaker dan eenmaal per jaar uitvoeren, behoudens uitzonderingen in toepasselijke dwingendregelijke wet- en regelgeving. Controles mogen uitsluitend tijdens reguliere kantooruren worden uitgevoerd, waarbij degenen die de controle of audit verrichten redelijke inspanningen leveren om eventuele storingen van de bedrijfsactiviteiten van PractAIce veroorzaakt door de verrichte controle te minimaliseren, en in overeenstemming met het beveiligingsbeleid van PractAIce.
13.3 Audits zijn beperkt tot verwerkingsfaciliteiten en personeel van PractAIce dat betrokken is bij de Diensten die onder de Overeenkomst vallen. Aanbieder streeft ernaar relevant personeel beschikbaar te stellen om informatie en assistentie te verlenen voor zover redelijkerwijs door KLant gevraagd in verband met dergelijke audits.
13.4 Klant draagt alle kosten die voortvloeien uit of verband houden met de audit. Klant kan een auditrapport opstellen waarin de bevindingen en observaties van de audit worden samengevat (“Auditrapport”). Auditrapporten en andere soortgelijke rapporten worden beschouwd als vertrouwelijke informatie van PractAIce en Klant mag deze niet aan derden bekendmaken, tenzij dit strikt noodzakelijk is. Voor zover redelijkerwijs haalbaar, zal Klant ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie van PractAIce die niet hoeft te worden gerapporteerd of bekendgemaakt, wordt bewerkt, verwijderd of gegeneraliseerd, zodat geen vertrouwelijke informatie van PractAIce bekendgemaakt.
13.5 PractAIce houdt interne documentatie bij met betrekking tot belangrijke systeemupdates die van invloed zijn op het systeemgedrag.
14 Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
14.1 Iedere rechtsverhouding tussen PractAIce en Klant die voortvloeit uit of verband houdt met een Overeenkomst of door PractAIce verrichte Diensten wordt uitsluitend beheerst door Nederlands recht.
14.2 Voor alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met een rechtsverhouding tussen PractAIce en Klant geldt dat Partijen zich eerst zullen inspannen om een oplossing te vinden door middel van onderling overleg of, indien overeengekomen, door middel van mediation, met als doel een gerechtelijke procedure te vermijden. Mocht een minnelijke oplossing niet bereikt worden, dan is voor de beslechting van dergelijke geschillen uitsluitend de rechtbank Amsterdam bevoegd.